一、項目概況

為提升干部人事檔案管理規范化、信息化水平，擬開展干部人事檔案數字化建設工作。嚴格按照《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T33870-2017）及國家相關標準規范，完成采購人干部人事檔案的數字化工作，建立同干部紙質檔案一一對應的數字檔案，建立高標準、高質量的干部人事數字檔案信息資源庫，數字化后的干部人事檔案可有效遏制涂改造假，保證檔案的真實性和有效性。

二、項目預算

項目預算97萬元，包括完成項目需支付的一切費用。中標供應商提供服務過程中，任何相關人員工資報酬、設備租購、車輛交通、餐飲住宿等一切費用均由中標供應商承擔，采購方不再另行支付任何費用。

一、標準依據

1.《中華人民共和國檔案法》（2021年1月1日施行）

2.《中華人民共和國保守國家秘密法》(2010年10月1日實行）

3.《關于嚴禁用she密計算機上國際互聯網的通知》（中保委〔2003〕4號）《檔案著錄規則DA/T 18-1999》

4.《紙質檔案數字化技術規范》DA/T31-2005

5.《平板式掃描儀通用規范》GB/T 18788-2008

6.《關于報送新任省管干部數字檔案的通知》(湘組〔2011〕32號）標準

7.《干部人事檔案數字化技術規范》 GB/T 33870—2017

8.《干部人事檔案整理工作細則》組通字〔1991〕11號

9.《干部人事檔案工作條例》（中央辦公廳2018年11月印發）

******組織部印發《關于推進全省干部人事檔案數字化建設的意見》的通知（湘組〔2022〕39號）

如遇法律法規、標準等對同一問題的處理出現歧義或不一致時，一律就高不就低。遇國家修改標準，自新標準施行之日起采用新標準。

一、建設內容

主要建設內容包含：1.干部人事檔案管理信息系統搭建2.干部人事檔案整理及數字化技術服務。 ???????????

（一）干部人事檔案管理信息系統搭建

采用先進的開發平臺和開發技術，整體設計開發干部人事檔案管理信息系統，圍繞干部人事檔案的“收、管、存、用”的實際業務需求，實現對檔案信息和檔案材料的收集、整理、保管、統計、查閱等工作的信息化管理。

（二）干部人事檔案整理及數字化技術服務

完成單位在管2000卷干部人事檔案整理、查缺及數字化工作，主要包含整理編碼、檔案查缺、目錄錄入、檔案掃描、原始圖像制作、高清圖像處理（優化圖像）、數據審核、數據備份等工作環節。

1、服務期限：自簽訂合同之日起，9個月內完成工作任務。

2、服務地點：采購人指定地點。

一、建設需求

1、檔案系統需求

（1）系統需在國產化環境內搭建，并包含對國產化運行環境下操作系統、中間件、數據庫等軟硬件的支持；

（2）系統由檔案采集模塊、檔案管理模塊、檔案利用模塊及檔案安全保障管理模塊4部分組成，需滿足《項目清單》）所列功能模塊；

（3）系統須符合國家《干部人事檔案數字化技術規范》（******組織部干部人事檔案管理信息系統底層互通、對接順暢。

2、系統安全需求

系統可實現加密傳輸、區域授權、IP綁定、設備綁定、數字水印、日志管理、審計管理、備份與恢復等功能。

3、檔案數字化需求

包括以下幾項工作內容：一是干部人事檔案的整理查缺；二是干部人事檔案的數據著錄；三是干部人事檔案的數字化掃描；四是干部人事檔案的圖像處理和優化圖像制作工作。

針對合格的干部人事檔案，應按照《干部人事檔案數字化技術規范》等標準進行整理編碼、檔案查缺、目錄錄入，檔案掃描、原始圖像處理，高清圖像處理，裱糊裝訂、數據備份，數據審核等。具體要求包括：

(1)檔案保管

根據采購人提供的檔案交接清單進行逐卷清點核對，簽收交接清單，并在服務期間妥善保管。如發生任何檔案遺失問題由中標供應商承擔全部法律及經濟責任。項目實施過程中，中標供應商不得以任何形式損壞紙質檔案材料，如有損壞，中標供應商負責修復并承擔相關責任。

(2)整理編碼

根據《干部人事檔案整理工作細則》對干部人事檔案進行適當整理，并做出頁碼標識，做到材料分類準確、排列有序；材料類序號和頁碼填寫準確；無損壞文字的材料，確保干部紙質檔案質量。

(3)檔案查缺

根據《干部人事檔案審核工作檢查驗收評分表》對干部人事檔案進行檢查，甄別材料完整性、規范性，并登記存在的問題，形成干部人事檔案查缺單，項目結束后交采購人，作為驗收資料之一。

(4)目錄錄入

應根據統一的檔案目錄格式進行檔案目錄錄入，將檔案錄入信息系統中，包括：

a、“類號”，填寫材料類號;

b、“序號”，填寫材料所屬分類中的序號

c、“材料名稱”，根據材料題目填寫，無題目的材料，應擬定題目;

d、“材料形成時間”標明的最后時間，復制的檔案材料，采用原材料形成時間：

e、“頁數”，填寫每份材料的頁碼數；

f、“備注”，填寫需要說明的情況。

(5)?檔案掃描

應根據紙質檔案材料的具體情況，采用合理的掃描方式進行掃描。

a、掃描儀應符合 GB/T18788-2008平板式掃描儀通用規范的規定，亮度和對比度為中值，無偏移。

b、掃描方式包括(但不限于)：大幅面檔案宜采用大幅面掃描儀掃描，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理：紙張狀況較差、容易損壞的檔案，應采用平板掃描方式 對于紙張較薄的檔案，若掃描時發生背頁字跡透印而影響圖像閱讀的現象，應在背頁后墊白色襯底掃描，不得損壞檔案。

c、掃描色彩模式應采用真彩色24 位 RGB 模式掃描，掃描文件應清晰、完整。

d、掃描分辨率應采用 300 dpi 分辨率掃描。

(6)圖像處理

應對掃描后的圖像進行圖像處理，包括：

a、糾偏處理：對偏斜度>1°的圖像應進行糾偏處理，糾偏后距離顯示器25cm~40cm觀看圖像應沒有明顯偏斜。對方向不正確的圖像應旋轉還原，以符合閱讀習慣。

b、裁邊處理：糾偏后的圖像應進行裁邊處理，去除掃描過程中產生的白邊或黑邊。

c、圖像拼接：對大幅面檔案材料進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的原始圖像，以保證數字檔案圖像的完整性。

(7)高清制作

應使用計算機軟件或人工方式對原始圖像數據進行處理,得到優化圖像數據在圖像處理過程中，應注意以下幾點：

a、原始圖像中帶有黑白、彩色照片的，應具有單獨處理的功能，以使高清圖像中的照片得到更佳的視覺效果或滿足原始圖像中的視覺效果。

b、原始圖像中帶有印章的圖像頁應具有單獨處理印章的功能，使其更加清晰可辨。

c、帶有身份證、學歷證件、復印件及帶有防偽技術的原始圖像文件，或者內容特別不清晰的紅色或紫色背景的早期麻紙材料文件,高清處理后仍不具有較好的辨識效果的情況，可直接引用原始圖像數據，也可使用專業圖像處理軟件進行處理，應以不改變和不破壞檔案信息為前提。

(8)數據審核

對照紙質檔案審核圖像數據是否與紙質檔案一一對應，圖像處理中不得損壞原有檔案信息的完整；進行目錄、原始與高清圖像的檢查校對工作。

每次驗收時，需將每批次全文數據和對應的機讀目錄數據一并提交采購方驗收。

驗收采用人工和機器軟件兩種方式進行，機器軟件數據驗收工具由中標供應商提供，采購人可抽驗驗收工具的結論報告是否準確、是否完整。

(9)數據備份

經驗收合格的人員基本信息、干部人事檔案目錄信息、原始圖像數據、優******組織部干部檔案管理系統底層互通，對接順暢。

（10）裝訂裱糊

打印干部檔案目錄，根據《干部檔案整理工作細則》進行裝訂裱糊工作，原孔裝回做到下邊與左邊對齊。

????（11）檔案歸還入庫

整體復檢完畢后移交檔案庫房保存，入庫前，須履行入庫手續，填寫《檔案領取/歸還登記單》，逐卷清點無誤后辦理交接入庫。

二、質量標準

（1）紙質檔案整理工作質量標準

嚴格按照中組部制定的《干部人事檔案整理工作細則》進行整理，達到以下要求：

1）目錄與材料一一對應；

2）不少頁、不多頁；

3）檔案材料分類、編碼準確；

4）材料名稱、材料形成時間、頁數和備注等欄目填寫準確。

（2）人事檔案數字化制作標準：

嚴格按照GB/T33870-2017《干部人事檔案數字化技術規范》執行，達到以下要求：

原始圖像質量標準

1） 圖像的排列順序與紙質檔案排序要求一致；

2） 圖像清晰，亮度適中，分辨率300DPI；

3） 無壞死文件，無黑屏；

4） 圖像頁碼連續，無錯頁；

5） 圖像偏斜每行首尾不超過1°；

6） 無計算機病毒；

7） 24位彩色模式。

高清圖像（優化圖像）質量標準

1）在原始圖像質量基礎上：

2）圖像的排列順序與原始圖像排序要求一致；

3）圖像去掉污斑、黑點、黑邊，肉眼觀看能達到清晰、平直、干凈；

4）圖像同原始圖像相比不能過濃或過淡，字跡清晰。

目錄數據庫質量標準

1）數字檔案信息采集表錄入的內容準確率達到100％；

2）目錄數據與圖像數據一一對應，無錯別字。

數據備份

1）應包含目錄及目錄對應的原始圖像、高清圖像；

2）數據須可與******組織部干部人事檔案管理信息系統無縫導入；

三、實施要求

1、工作場地

由采購人負責提供工作場地，中標供應商在指定的工作場地工作，并自覺遵守采購人的相關管理規章和工作時間安排。

項目實施驗收后，應當將項目實施相關資料全部移交采購人，不得私自留存或擅自處理；中標供應商在退出項目前，應先對使用的計算機信息設備、存儲設備進行處理，經甲方工作人員嚴格檢查確認后，方可離場。

項目實施過程中，采購人可提供以下設備，若現場設備無法滿足實際使用需求的，供應商須自行準備相關設備，確保項目順利實施。（供應商提供承諾書并加蓋供應商公章，格式自擬。）

2、人員保障

（1）本項目需包含項目負責人1人，技術負責人1人，保密管理員1人，其他項目組成員不少于4人。（2）團隊負責人應具備相應的管理能力和行業工作經驗，熟悉檔案數字化建設項目的核心關鍵點。（3）提供相應承諾，保證項目成員隊伍的穩定，正式開工以后不得擅自更換人員。如因特殊原因需要更換人員，需提前向采購人申請，取得采購人的書面同意，且更換的人員專業水平不能低于原配備人員。（4）對安排到本項目的工作人員提供無犯罪記錄證明的承諾書（格式自擬，加蓋供應商公章）。

3、管理制度

（1）必須制定并執行數字化安全保密制度和檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規范和管理制度。

（2）應配備專人負責安全保密工作，建立安全崗位責任制。

（3）應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協議，明確規定工作人員不得閱讀、摘抄、拷貝、外泄檔案內容以及其他安全保密責任、義務。安全保密協議應報送采購人。

（4）無條件配合、接受檔案及安全、保密等相關管理部門的安全保密檢查。

4、技術支持

中標供應商應給采購人提供信息系統使用過程中的技術支持；對設備故障、進度落后、檔案遺漏、檔案破損、突發災難、信息泄密等緊急情況做出積極響應。

中標供應商提供7×24小時服務，接到采購人通知響應時間在2小時之內，4小時內到達現場，一般問題解決不能超過8小時，重大問題解決不能超過24小時。如果中標供應商收到采購人通知后，未在規定的時間內趕到現場彌補缺陷，采購人可采取必要的補救措施，但風險和費用全部由中標供應商承擔。

四、保密要求

1.中標供應商應嚴格遵守國家相關的保密法律規定，確保對項目實施過程中所接觸的信息保密。

2.中標供應商及其所有參與人員應按采購人要求簽訂《保密協議》，嚴格遵守保密協議條款。保密協議為合同組成部分，具有法律約束效力。

3.嚴格遵守保密管理規定，所有參與人員須做好保密承諾；不得遺失、損壞檔案；未經采購人同意，嚴禁以任何形式將采購人項目資料私自帶出、損壞、涂畫、丟失；在進入項目實施現場之前，不得把手機等具有錄音、錄像、拍照存儲功能的設備帶入工作場地，不得擅自使用現場或項目的內容在市面上做商業演示，以免發生泄密事件。如有違法行為或違反相關規定，將依法或依據約定追究相應的責任。

一、驗收方案

1、驗收主體：******組織部

******組織部自行組織驗收。

3、驗收時間：項目完成后中標供應商配合第三方專業機構進行網絡安全等級保護測評，出具二級等級保護測評報告后，中標供應商提出驗收申請之日起7個工作日內組織驗收。

4、驗收方式：分三個階段驗收，第一個階段：干部人事檔案管理信息系統安裝部署后提交采購人驗收，驗收合格后簽署軟件驗收單。第二個階段：完成1000卷干部檔案整理查缺及數字化工作后導入干部人事檔案管理系統，提交采購人驗收，驗收合格后簽署數字化階段性驗收。第三個階段：項目內容全部實施完成，中標供應商進行全面自查后，配合第三方專業機構對本項目進行網絡安全等級保護測評并出具二級等級保護測評報告，中標供應商提出驗收終驗申請之日起7個工作日內組織驗收。

資料審查：對中標供應商提交系統部署手冊、整理查缺數字化操作手冊、軟件網絡安全測評報告、整體項目驗收報告等資料進行詳細審查。

現場檢查：實地查看信息系統的運行環境、設備狀態、人員配備等情況。

5、驗收程序：

（1）啟動驗收程序：在項目通過網絡安全二級等級保護測評后，中標供應商提出驗收終驗驗收單申請之日起7個工作日內向采購單位提出申請辦理驗收。因合同變更、市場因素、技術因素、配合因素等客觀原因造成無法及時啟動履約驗收工作的，應當作出書面情況說明報至采購人。

（2）驗收小組成員：由采購人組織本單位監督部門、財務部門、需求部門相關人員、專業技術人員等組成不少于3人（或以上單數）的驗收小組。

（3）確認驗收方案（出具確認書簽字）：驗收小組應對政府采購合同中的履約驗收方案進行確認。

（4）實施項目驗收：驗收小組聽取中標供應商的項目整體服務情況總結匯報，仔細核驗所有驗收資料，出具驗收意見，做好驗收記錄，確保項目驗收意見客觀真實反映合同履行情況，對驗收結果負責。

（5）出具項目驗收書：驗收小組根據個人驗收意見出具項目總體驗收書，經服務單位和采購人確認后驗收完成。

（6）驗收資料歸檔：項目驗收完成后，采購單位應當將驗收小組成員名單、驗收過程資料、驗收原始記錄、驗收結果等資料作為采購項目檔案妥善保管。

6、驗收內容：

（1）檔案實體驗收： 中標供應商應在每個檔案數字化加工和自檢全部完成后，向采購人歸還交接檔案，歸交采取逐件交接的方式進行。要求檔案數量準確無誤，拆除裝訂物的檔案需按原位置裝訂，件與件的順序、件內順序按原頁碼排列，頁面無損毀，涂改、破損、丟失，對破損、模糊材料采取了補救措施。檔案前處理和還原質量如有問題，應及時返工進行補救。

（2）數據成果抽檢： 中標供應商向采購人提交已完成數字化加工的實體檔案和數字化的檔案數據（目錄數據、原始圖像、高清圖像等），提交驗收必須以中標供應商自檢合格為前提。采購人將對提交的檔案數字化成果的通過數量、完整性、準確性、可用性和安全性等檢測。

（3）驗收要求： 檔案裝訂：所有檔案的裝訂還原情況，差錯率小于等于萬分之五；掃描圖像：漏掃率為零；檔案原始材料：100%不缺失，不損壞；在驗收中檢出的錯誤，中標供應商應及時、無償予以糾正并在自檢合格后，再次提交采購人驗收；同一批數據的復驗只組織一次，對于復驗仍不合格的，采購人有權根據合同規定追究中標供應商違約責任。

7、驗收標準：符合國家檔案局、湖南省檔案局等單位的相關行業標準和規定，保證項目檔案資料的完整性，確保項目全過程檔案收集齊全，電子化文件和原件一致，管理系統、配套硬件設施等達到驗收標準。

8、違約責任

（1）交付違約

如果由于中標供應商原因致使軟件介質及相關技術文件等未按規定的時間交貨，中標供應商應以如下方式向采購人支付逾期交貨違約金：

①每逾期交貨一天，支付逾期交貨部分合同款的0.1%，不滿一天按一天計算；

②因上述條款支付的逾期違約金總值不超過合同總價的10%；

③上述逾期違約金的支付不影響中標供應商交貨義務的履行；

④逾期交貨超過100天的，采購人有權單方解除合同。中標供應商應向采購人支付合同總價10%的違約金。違約金不足以彌補采購人的全部直接損失的，中標供應商還應予以賠償。采購人應把已安裝在現場的軟件介質和技術文件退還給中標供應商，對已安裝的軟件，采購人負責卸載退還給中標供應商，相關拆卸、卸載、運輸和投保費用均由中標供應商負責。中標供應商應根據采購人的要求退還或銷毀所有的基礎性文件和原始資料；

⑤如果項目實施進度由于采購人的原因推遲，則項目履行相應順延。雙方應按順延后的日期履行合同，順延日期以采購人書面通知的為準。

（2）保密違約

①除合同另有約定外，任何一方違反保密約定，故意、過錯或過失泄密的，除應立即采取措施停止泄密行為，減小泄密造成的損失外，還應向保密信息擁有方支付相當于合同總價10%的違約金。上述違約金不足以彌補保密信息擁有方所受損失的，泄密方還應予以賠償。同時，保密信息擁有方還有權根據泄密造成損失的大小，單方解除合同；

②在項目實施過程中如因中標供應商造成國家秘密失泄的，要依法追究責任。

9、爭議處理：（1）驗收結果爭議：中標供應商對項目總體驗收意見及評價存在異議，拒不認可或拒不蓋章的，按照政府采購合同約定的方式解決；合同未作約定的，按照《中華人民共和國民法典》等相關規定處理；（2）合同履約爭議：履約驗收過程有關合同履行問題、違約責任認定和爭議解決如本合同無約定的，則按《中華人民共和國民法典》處理。

10、涉及到驗收費用的支付：由中標供應商承擔項目驗收過程中的所有費用。

11、采購人和中標供應商的權利和義務：采購人：（1）采購人對服務內容進行驗收；（2）中標供應商的服務未達到采購人要求的，采購人有權提出整改要求；（3）采購人對中標供應商提出的履約驗收質疑進行答復；（4）采購人按照合同約定的付款進度定期結算并支付款項。

中標供應商：（1）嚴格按照投標響應文件履行合同義務，服務質量必須符合驗收標準；（2）按照采購人提出的書面整改意見及時整改，整改后申請重新驗收；（3）中標供應商對驗收結果存在異議，應以書面形式向采購人提出質疑。

1、服務期限：自簽訂合同之日起，9個月內完成工作任務。

2、服務地點：采購人指定地點

3、付款方式：項目分3次支付，（1）首付款：合同簽訂后支付合同金額的10%，（2）進度款：完成系統部署及1000卷干部人事檔案數字化支付合同金額的40%，（3）尾款：驗收完成后支付合同金額剩下的50%。

4、項目完成后，中標供應商須配合采購人通過第三方專業機構對本項目的網絡安全等級保護測評，第三方專業機構出具二級等級保護測評報告，此測評服務費由采購人承擔。

5、知識產權歸屬和處理方式（以下內容供應商須提供承諾書并加蓋供應商公章，格式自擬。）

5.1中標供應商對其提供的軟件應當享有知識產權或經權利人合法授權，保證沒有侵犯任何第三人的知識產權和商業秘密等權利。

5.2采購人使用中標供應商提供的軟件對第三人構成侵權的，應當由中標供應商承擔全部法律責任，給采購人造成損害的，中標供應商應當承擔賠償責任。

5.3、中標供應商根據本合同規定服務對采購人檔案進行著錄、標引、掃描、摘錄、匯編、研究、出版等而產生的知識產權歸采購人所有。

6、供應商在參與本項目的全部過程中（包括但不限于現場踏勘、運輸、安裝、施工、調試、驗收售后等），應負責其派出的所有工作人員的人身意外保險并承擔人身意外事故引發的責任、損失和所有費用。采購人不承擔供應商的工作人員因意外所致的任何責任。

7、本項目采購人不組織現場踏勘。

8、本項目所屬行業為“軟件和信息技術服務業”。

采購需求僅供參考，具體以采購文件為準。